WPS 使用技巧小总结覆盖文字表格演示三大组件，核心就是利用快捷键格式批量处理数据快速排版协同打印这些功能，减少重复手工操作，很多人日常只用到基础录入打字，没有发掘隐藏功能，导致做文档表格 PPT 效率偏低，WPS 是整合型办公套件，文字表格演示共用很多通用快捷键和通用设置，同时每个组件又有专属特色技巧，掌握之后可以大幅缩短排版计算做汇报的时间，这些技巧分为通用基础技巧，WPS 文字专项技巧，WPS 表格专项技巧，WPS 演示专项技巧，还有协同云文档打印相关进阶技巧，下面按照分类深度整理全部实操要点，适合日常办公学习反复查阅。

一 WPS 通用基础技巧清单

这类技巧文字表格演示都可以使用，属于全组件通用操作

1 快速撤销重做，ctrl 加 z 撤销，ctrl 加 y 重做，误操作之后优先使用这个组合，不用重新修改内容

2 快速查找替换，ctrl 加 f 查找，ctrl 加 h 替换，大批量修改统一文字名称非常高效

3 快速保存，ctrl 加 s，建议养成随时保存习惯，防止软件崩溃丢失文件

4 快速复制格式，使用格式刷，双击格式刷可以连续多次刷格式，单击只能刷一次，按 esc 退出格式刷

5 云文档自动保存，登录 WPS 账号之后开启云同步，文件可以自动备份，多台电脑手机可以同步打开同一份文件

6 快速导出格式，文件菜单里面可以把文档导出为 PDF 图片，还可以设置 PDF 加密

7 快捷键全屏阅读，F5 在演示里面是播放，文字里面可以切换阅读视图

通用快捷键对照表

二 WPS 文字专项使用技巧

WPS 文字主要用来写论文报告合同，重点技巧集中在排版目录页眉页脚

1 自动生成目录，先给正文设置一级二级三级标题样式，然后点击引用选项卡，选择自动目录，后续修改正文之后可以右键更新目录，不用手动输入页码

2 分节符独立页眉页脚，长文档不同章节想要页眉不一样，插入分节符，取消同前节链接，就可以单独修改每一节页眉页码

3 首行缩进，选中段落，在段落设置里面设置首行缩进 2 字符，写正式公文论文必备，不要手动敲空格做缩进

4 快速清除格式，选中文字点击清除格式按钮，把多余字体颜色加粗全部还原成默认样式

5 字数统计，审阅选项卡打开字数统计，可以统计字符数段落数，写论文字数核查直接使用

6 批注修订模式，开启修订之后所有修改都会留痕，适合多人改稿，审阅完成之后可以接受或者拒绝修订

三 WPS 表格专项使用技巧

WPS 表格是使用频率最高的组件，技巧集中在数据处理填充筛选函数

1 填充柄快速填充，单元格右下角黑色十字，拖动可以生成序号日期等差序列，还可以智能识别规律自动填充

2 单元格内换行，Alt 加 Enter 手动换行，开始菜单自动换行实现长文本折行

3 冻结窗格，视图选项卡冻结首行或者冻结首列，长表格滚动的时候表头一直固定，方便对照数据

4 条件格式，选中数据区域设置条件格式，比如大于某个数值标红，重复值自动标记，数据异常一眼识别

5 快速去重，数据选项卡里面删除重复项，一键清除重复数据，不用人工筛选

6 数据验证，也就是原来的数据有效性，可以做下拉选择框，单元格只能选择预设选项，规范录入

7 快速求和，选中数字区域，状态栏自动显示求和平均值计数，也可以 Alt 加等号一键自动求和

四 WPS 演示专项使用技巧

WPS 演示就是 PPT，技巧侧重动画母版放映

1 母版统一排版，视图打开幻灯片母版，统一设置字体 logo 页码，全部页面自动同步，不用一页一页修改

2 快速复制幻灯片，选中幻灯片按住 ctrl 拖动，就可以快速复制页面

3 排练计时，幻灯片放映里面排练计时，自动记录每页停留时间，适合汇报自动播放

4 一键统一字体，替换字体功能，把全篇所有字体批量替换，不用逐页修改

5 动画刷，类似格式刷，把一页动画效果复制到其他页面，批量套用动画

6 导出视频，演示文件可以直接导出 MP4 视频，脱离电脑也可以播放汇报内容

五 进阶办公补充技巧

1 批量打印，多个文件可以在 WPS 首页批量打印，不用逐个打开文件

2 密码保护，文件可以设置打开密码和修改密码，保护重要文档

3 截图功能，WPS 自带截图，还可以长截图，写文档配图不用额外截图软件

4 在线协同，多人同时编辑同一份云文档，可以看到其他人光标，实时协同办公，适合小组作业

5 恢复未保存文件，如果软件意外关闭，可以在备份与恢复里面找到自动备份文件，找回丢失内容

六 使用技巧练习建议

学习这些 WPS 使用技巧不要一次性全部死记，建议按场景练习，写论文优先练习文字目录分节，做台账优先练习表格冻结窗格条件格式，做汇报优先练习母版动画，日常工作遇到重复操作的时候，主动思考有没有对应的 WPS 使用技巧可以替代手工操作，慢慢形成习惯，长期积累之后办公效率会明显提升。

【常见问题】

问题 1 WPS 使用技巧里面格式刷双击之后怎么退出

回答 1 WPS 使用技巧里面格式刷双击可以连续刷格式，想要退出格式刷状态，直接按键盘 esc 键就可以停止，不需要重启文档。

问题 2 WPS 使用技巧里面表格冻结窗格之后怎么取消

回答 1 WPS 使用技巧里面表格冻结窗格如果不需要了，再次点击视图菜单里面冻结窗格，选择取消冻结窗格，表头就会恢复跟随滚动。

问题 3 WPS 使用技巧里面文字自动目录更新页码怎么做

回答 1 WPS 使用技巧里面文字自动目录，正文修改页码变动之后，右键目录区域，选择更新域，选择只更新页码或者更新整个目录，目录页码就会自动刷新。

问题 4 WPS 使用技巧里面意外关闭文件可以找回吗

回答 1 WPS 使用技巧里面有备份恢复功能，意外关闭之后打开 WPS，在备份中心找到自动备份文件，就可以恢复没有手动保存的文档内容。

【免责申明】

本文是 WPS 使用技巧小总结，不同 WPS 版本功能名称和快捷键会存在小幅改动，部分高级功能需要 WPS 超级会员才能使用，操作界面以本机安装版本为准，技巧仅用于办公学习参考，重要文件请做好本地备份，避免误操作造成文件损坏。