【怎么写联络函?】在日常工作中,联络函是一种常见的书面沟通方式,用于企业、单位或个人之间就某一事项进行沟通、说明或请求。它具有正式性、简洁性和针对性的特点。正确撰写联络函,不仅有助于提高工作效率,还能避免因信息传达不清而产生的误解。
以下是对如何撰写联络函的总结,并附上一份实用的联络函模板表格,帮助您快速掌握其写作要点。
一、联络函的基本结构
1. 明确表达函件的性质,如“联络函”、“工作联系函”等。
2. 收件人信息:包括单位名称、部门、负责人姓名等。
3. 发件人信息:包括单位名称、部门、联系人及联系方式。
4.
- 开头简要说明联系目的;
- 中间详细说明具体事项;
- 结尾提出希望对方配合或回复的请求。
5. 结尾礼貌用语:如“此致 敬礼”、“盼复为荷”等。
6. 落款与日期:注明发件单位、联系人及日期。
二、联络函写作要点
写作要点 | 说明 |
语言简洁明了 | 避免使用复杂句式,确保信息清晰易懂。 |
语气得体 | 根据对象选择合适的语气,保持尊重和礼貌。 |
内容具体明确 | 避免模糊表述,应具体说明问题、时间、地点等要素。 |
格式规范 | 使用标准信纸或公文格式,体现专业性。 |
及时跟进 | 发送后可适当跟进,确保信息被接收和处理。 |
三、联络函模板(表格形式)
项目 | 内容示例 |
标题 | 工作联络函 |
收件单位 | XX公司市场部 |
收件人 | 张经理 |
发件单位 | XX公司行政部 |
联系人 | 李XX |
联系电话 | 138-XXXX-XXXX |
正文开头 | 尊敬的张经理:您好! |
正文内容 | 因我司近期需进行设备检修,预计于2025年4月5日进行,届时可能会影响贵司的物流运输。特此函告,请贵司提前做好相关安排。 |
结尾请求 | 如有疑问,欢迎随时与我们联系。感谢支持与配合! |
结尾敬语 | 此致 敬礼! |
落款 | XX公司行政部 李XX 2025年4月1日 |
四、注意事项
- 联络函不宜过长,重点突出,避免冗余信息。
- 涉及重要事项时,建议采用正式文件形式并加盖公章。
- 若涉及多方沟通,可抄送相关部门负责人。
通过以上内容,您可以根据实际需要灵活调整联络函的格式与内容,确保信息准确传达,提升沟通效率。